拆除你的谷歌文檔墻 默認(rèn)共享首選私有

當(dāng)IT人員遇到技術(shù)問題時(shí)，我們進(jìn)行搜索。我們輸入幾個(gè)關(guān)鍵詞，然后查看結(jié)果。我們通常能很快找到解決辦法。

事情并不總是那么容易。在印刷機(jī)出現(xiàn)之前，“搜索”是需要時(shí)間的。學(xué)者們旅行是為了獲取知識(shí)，或者依賴于仔細(xì)抄寫的文件。知識(shí)進(jìn)展緩慢。

谷歌文檔簡化了文檔共享。選擇“共享”，然后輸入共享文檔的電子郵件地址。完成了。共享解決。排序的。

您的谷歌驅(qū)動(dòng)器搜索結(jié)果僅限于您自己的文檔。你并不比中世紀(jì)的學(xué)者更富有，這意味著你必須從別處尋求知識(shí)。

如果您的組織已經(jīng)“谷歌”，那么使用谷歌工具來尋找答案。用Gmail向同事——個(gè)人或谷歌小組——提問。發(fā)布一個(gè)問題到一個(gè)私人的谷歌+社區(qū)。搜索作為內(nèi)部網(wǎng)的私有谷歌站點(diǎn)。不幸的是，所有這些都需要人們上傳文檔或監(jiān)控和響應(yīng)。

毫不奇怪，一些組織信息駐留在組織的文檔中。您可以使用谷歌搜索設(shè)備來索引和搜索組織的文檔和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。系統(tǒng)的價(jià)格使得這一解決方案適合大型企業(yè)，而不是小型組織。

但是，對于使用谷歌應(yīng)用程序的組織，有一個(gè)簡單的解決方案:更改組織的默認(rèn)文檔可見性設(shè)置。默認(rèn)的文檔可見性設(shè)置是私有的，這意味著只有文檔創(chuàng)建者可以訪問。組織中的其他人無法查找、查看、評論或編輯文檔。

秘密是將文檔的可見性從Private改為這個(gè)組織。

您需要成為組織的谷歌應(yīng)用程序帳戶的管理員才能進(jìn)行此更改。如果你是，只需遵循以下步驟:

圖一個(gè)

更改之后，當(dāng)組織中的任何人創(chuàng)建新文檔時(shí)，該文檔將顯示在組織中每個(gè)人的谷歌驅(qū)動(dòng)器搜索結(jié)果中。

文檔隱私仍然是一個(gè)選項(xiàng)，因?yàn)槿魏挝臋n都可以變成私有的。默認(rèn)情況下，您的更改使組織中的其他人可以訪問新文檔。通過將默認(rèn)設(shè)置為shared而不是private，您可以讓人們考慮每個(gè)文檔的隱私:“這個(gè)需要是私有的嗎?”

管理層需要批準(zhǔn)這個(gè)設(shè)置，所有員工都需要知道。在你的員工培訓(xùn)和政策材料中包含關(guān)于共享設(shè)置和含義的信息。組織中的每個(gè)人都需要知道，可以通過谷歌Drive關(guān)鍵字搜索找到新文檔，除非員工修改了文檔的共享設(shè)置。

顯然，這種設(shè)置對某些組織來說不是一個(gè)選項(xiàng)。例如，一家律師事務(wù)所可能需要在默認(rèn)情況下維護(hù)隱私，在例外情況下需要共享。同樣，其它受到監(jiān)管的行業(yè)——如醫(yī)療保健或金融業(yè)——的企業(yè)可能需要對私人文件違約。

但是，對于大多數(shù)組織來說，默認(rèn)的私有文檔會(huì)妨礙對信息的訪問。默認(rèn)的私人文檔會(huì)鼓勵(lì)信息囤積。你巧妙地告訴組織中的每個(gè)人，他們應(yīng)該把信息保密，文檔和信息共享應(yīng)該是例外，而不是規(guī)則。

許多領(lǐng)導(dǎo)者想要增加信息在組織中的流動(dòng)，而不是減少它。使文檔容易被組織中的其他人發(fā)現(xiàn)的缺省設(shè)置鼓勵(lì)信息共享。需要的信息嗎?搜索谷歌驅(qū)動(dòng)器。

我意識(shí)到這可能一開始是一個(gè)激進(jìn)的想法?！拔覄?chuàng)建的每個(gè)文檔都將對其他人可用嗎?”是的，但是如果需要的話，文件也可以變成私有的。

關(guān)鍵是要仔細(xì)配置組織的文檔可見性?？紤]更改您的谷歌應(yīng)用程序的文檔可見性，使共享文檔成為標(biāo)準(zhǔn)文檔和私有文檔。以前隱藏在私人文檔中的信息可能對您的同事有幫助。

印刷術(shù)的出現(xiàn)使更多的人更容易獲得信息。共享文檔使組織中的更多人更容易訪問信息。

至少，這樣的更改可能會(huì)促使人們考慮他們創(chuàng)建的每個(gè)文檔的文檔隱私設(shè)置。僅這一點(diǎn)就值得改變。你同意嗎?在下面的討論區(qū)分享你的想法。