不要對谷歌文檔的發(fā)展做任何假設

上周，我給一個客戶打電話，我們約定的時間。我的電話轉到語音信箱。幾分鐘后我又試了一次。語音信箱了。

當我們終于聯(lián)系上時，她說:“哦，對不起。我接了另一個電話。這是一條業(yè)務線?！?/p>

一個隨機來電占去了我們預定的通話時間。我很沮喪。我認為，無法在預定時間進行溝通會使遠程工作變得困難。

她采用了一種過時的假設，即所有來電都必須接。她的行為忽視了

來電顯示和語音信箱存在的事實。這些工具允許我們選擇接受哪些調用，并存儲我們錯過的調用者的消息。

我們“知道是真的”驅動著我們的行為。但有時，我們需要重新審視我們的假設，努力改變一種習慣。例如，讓我們來看看當您遷移到谷歌文檔時可能做出的5個假設。

(事實:本地谷歌文件沒有。其他文件。)

在桌面計算時代，當您保存一個文檔時，它會占用您系統(tǒng)上的空間。當您將Microsoft Office文檔、PDF或視頻存儲到谷歌驅動器時，該文件會影響您的存儲限制。

但是，谷歌格式的文件，如谷歌文檔、工作表、幻燈片或繪圖，不計入您在谷歌驅動器上的存儲配額。您可以創(chuàng)建任意多的Google-native文件。換句話說，雖然谷歌文檔不會占用您的存儲空間，但Word文檔會減少可用的存儲空間。

為了節(jié)省空間，當您將文件上載到谷歌驅動器時，可以將Office文件轉換為本機谷歌格式。這樣，這些文件就不會影響您的總可用谷歌驅動器存儲空間。

(事實:沒有。相反，你可以說話。)

在你的瀏覽器中打開一個谷歌文檔，然后選擇工具>語音輸入(或按Ctrl+Shift+S)以啟用語音輸入。你談論和谷歌的文檔類型。

語音輸入還可以理解許多編輯指令。使用語音命令，您可以在文檔中移動光標;選擇、剪切、復制、粘貼、格式化和刪除文本。對于完整的選項列表，在語音輸入處于活動狀態(tài)時，請說“查看所有語音命令”。

(事實:支持頁面有幫助。插圖和視頻也可以。)

閱讀有幫助，但有時視頻幫助更大。例如，我最近需要更換一個門把手，所以我從當地的五金店買了一個。制造商的說明書看起來很復雜，有小字體和插圖。于是我在YouTube.com上搜索“如何更換門把手”。我找到了幾個展示整個過程的視頻。幾分鐘后，我毫不費力地換了個門把手。

谷歌在許多地方提供文檔。你可以了解谷歌的文檔在:

-標準支持頁面:https://support.google.com/docs，

-說明提示https://apps.google.com/learing-center/products/docs/，和

-工作YouTube頻道的谷歌視頻。

(事實:不一定。)

谷歌允許您控制創(chuàng)建的每個文檔的共享設置。在web上，選擇“共享”按鈕，然后選擇“高級”。然后，您可以添加個人訪問(即。，添加一個人的電子郵件地址)或調整鏈接共享設置(即，在文件的“誰有權限”設置下選擇“更改…”)。您可以選擇范圍從“網絡上的公共”到“特定的人”到完全私有的選項。

然而，谷歌應用程序管理員可以限制組織中人員的共享選項。例如，學生可能無法與區(qū)外的人共享文件?；蛘?，醫(yī)院系統(tǒng)可能會將共享選項限制給同事和特定的可信任的合作組織。谷歌應用程序提供管理員選項。如果遇到限制，請與谷歌應用程序管理員聯(lián)系。

(事實:沒有。至少在你倒完垃圾之前是這樣的——甚至在你倒完垃圾之后也是如此。)

當您從谷歌驅動器中刪除一個文件時，它將移動到垃圾箱中—在您清空垃圾箱之前，它將一直停留在垃圾箱中。

你可以恢復你的文件——只要你沒有清空垃圾桶。要將一個文件移出垃圾箱，請訪問drive.google.com，然后從左側菜單中選擇垃圾箱。找到要恢復的文件(或文件夾)，選擇它，然后選擇“恢復”。

如果你是谷歌應用程序的用戶，管理員可能會幫助你恢復文件——即使你已經清空了垃圾。通常，谷歌應用程序管理員可以恢復在過去25天內從垃圾中刪除的文件。

當您從一個安裝軟件和本地文件環(huán)境遷移到谷歌文檔時，您仍然需要創(chuàng)建、存儲、共享和恢復文檔。但是，為了從這個基于web的協(xié)作工具中獲得最大的好處，您可能需要檢查您對文檔和文件的假設。

還看到:

如何傳輸您的文件到谷歌驅動器

谷歌通過新的語音輸入和編輯功能來更新文檔

快速提示:共享谷歌驅動器文檔現在更容易了

如何在Chromebook上創(chuàng)建說明視頻