這是開(kāi)始寫(xiě)郵件的最佳方式 同時(shí)也是你應(yīng)該避免的29種問(wèn)候方式

找出如何開(kāi)始一封電子郵件或即時(shí)消息-特別是當(dāng)你寫(xiě)信給一個(gè)你不太了解的人-可能是一個(gè)挑戰(zhàn)。

“嘿”太隨意了嗎？ “親愛(ài)的”是不是太正式了？ “早上好！”太高興了嗎？

知道如何發(fā)送一封堅(jiān)實(shí)的電子郵件比以往任何時(shí)候都更重要。 你如何開(kāi)始一封電子郵件是很重要的，它設(shè)定了基調(diào)，并可能塑造收件人對(duì)你的看法。 它也可能決定一個(gè)人是否繼續(xù)閱讀。

商業(yè)禮儀專家芭芭拉·帕切特(Barbara Pachter)在接受《商業(yè)內(nèi)幕》采訪時(shí)表示：“很多人對(duì)你對(duì)自己的名字做了什么以及你如何稱呼他們有強(qiáng)烈的感覺(jué)。 “如果你在敬禮中冒犯了某人，那人就不能再讀下去了。 它也可能影響那個(gè)人對(duì)你的看法。

我們有Pachter和WillSchwalbe，他們與David Shipley合著了“發(fā)送：為什么人們的電子郵件如此糟糕，以及如何做得更好”，他們?cè)谝恍┏Ｒ?jiàn)的電子郵件問(wèn)候中占了上風(fēng)。

當(dāng)然，啟動(dòng)電子郵件的完美方式將取決于你寫(xiě)信給誰(shuí)，但一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)你給一個(gè)你不太了解或根本不了解的人寫(xiě)一封商務(wù)郵件時(shí)，他們說(shuō)有一個(gè)安全的選擇-而且你通常應(yīng)該避免一堆。

如果你想讓它更正式一點(diǎn)，你可以總是用這個(gè)人的姓：“嗨，吉列女士，…“

“我喜歡這個(gè)的原因是它非常友好和無(wú)害，”Schwalbe說(shuō)。

這也是Pachter的最愛(ài)。 她說(shuō)這是一種安全和熟悉的方式來(lái)稱呼某人，無(wú)論你是否認(rèn)識(shí)他們。

如果你在對(duì)一群人講話，帕赫特建議你寫(xiě)“大家好”。

這是很好的使用與你的朋友，但非常非正式的敬禮應(yīng)該遠(yuǎn)離工作場(chǎng)所。 這不是專業(yè)的-特別是如果你寫(xiě)信給一個(gè)你從未見(jiàn)過(guò)的人，Pachter說(shuō)。

施瓦布同意：“我永遠(yuǎn)不能從我的腦海中擺脫我祖母的告誡，‘嘿是為了馬。 ‘”

也避免“嘿那里?！彼嬖V那個(gè)人，“我不知道你的名字，但如果我試圖聽(tīng)起來(lái)很酷和隨意，也許你不會(huì)注意到?！?/p>

帕切特在《商務(wù)禮儀要訣》一書(shū)中寫(xiě)道：“人們有時(shí)會(huì)被遺忘，在句子的末尾加上一些感嘆號(hào)。

帕切特寫(xiě)道，如果你必須使用感嘆號(hào)，你應(yīng)該只使用一個(gè)。

這是一個(gè)很好的備份“嗨[名字].”，如果你不知道收件人的名字。 但你應(yīng)該盡你所能找出這些信息。

接受者可能會(huì)想，“好吧，這與我無(wú)關(guān)...我不需要繼續(xù)閱讀?！?/p>

這也是一種冰冷和非常客觀的方式來(lái)啟動(dòng)電子郵件信息。

“親愛(ài)的”家庭是棘手的，因?yàn)樗⒉豢偸强膳禄蝈e(cuò)誤的使用，但有時(shí)它可能會(huì)表現(xiàn)得有點(diǎn)太正式。

再一次，這不是世界上最糟糕的問(wèn)候，但它有點(diǎn)過(guò)時(shí)。

“如果你不知道我的名字，或者懶得用它，我們可能不是朋友，”Schwalbe說(shuō)。

當(dāng)然，把你的電子郵件地址到你的收件人的位置比與“它可能涉及的人，.”-這表明你付出了一些努力。

但它仍然是非常通用的。 如果你已經(jīng)在努力弄清楚你所要稱呼的人的位置，你最好是邁出額外的一步，找出那個(gè)人是誰(shuí)。 只需要更多的研究。

除了是一般的，并發(fā)出一個(gè)客觀的振動(dòng)，這一個(gè)可能是冒犯接受者。

一項(xiàng)非正式的《紐約時(shí)報(bào)》民意調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很少有女性真正喜歡被稱為“女士”——這往往會(huì)讓她們感到年老和不受尊重。

太正式了！

此外，這種敬禮告訴接受者，你不知道他們是誰(shuí)，Pachter說(shuō)。 “那么，讀者為什么要對(duì)你要說(shuō)的話感興趣呢？

施瓦布補(bǔ)充道：“這個(gè)很硬。 這總讓人覺(jué)得是壞消息，否則會(huì)有抱怨。

還不錯(cuò)，但如果你在和一個(gè)你不太了解的人說(shuō)話，有點(diǎn)非正式。

當(dāng)你的電子郵件到達(dá)那個(gè)人時(shí)，可能已經(jīng)不是早上、下午或晚上了-或者如果他們?cè)谝粋€(gè)不同的時(shí)區(qū)-所以最好跳過(guò)這些。

又一個(gè)僵硬又突兀的.. 接受者可能覺(jué)得你要訓(xùn)斥他們了。

帕切特說(shuō)，這就是幼兒對(duì)教師的稱呼：“夫人。 蘇珊，你能幫我解決這道數(shù)學(xué)題嗎？

這在專業(yè)世界是不合適的。

這種措辭令人尷尬，聽(tīng)起來(lái)很幼稚。

“使用‘女士’，除非你知道那個(gè)女人想被稱呼為‘夫人’，”魯賓寫(xiě)道。

首先，它有點(diǎn)非正式和突然。 然后，當(dāng)你在感嘆號(hào)上釘釘子時(shí)，它就會(huì)變得煩人。

“這有點(diǎn)刺耳——就像有人在對(duì)我大喊大叫，”施瓦布說(shuō)。 “即使沒(méi)有驚呼，也有點(diǎn)唐突。 最好在名字前面加上“嗨”，而不是脫口而出。

我們真的需要解釋為什么這個(gè)是不-不？

正確拼寫(xiě)收件人的名字。

“許多人如果名字拼錯(cuò)了就會(huì)受到侮辱，”P(pán)achter說(shuō)。 “檢查簽名塊中的正確拼寫(xiě)。 你也可以檢查“to”行。 通常，人們的名字或姓氏都在他們的地址里。

“雖然當(dāng)今的商業(yè)世界比過(guò)去更加非正式，”P(pán)achter建議避免商務(wù)通信中的“人”這樣的悠閑、口語(yǔ)化的表達(dá)。

這是另一個(gè)悠閑，口語(yǔ)化的表達(dá)，最好避免在一封專業(yè)的電子郵件。

首先，“嗨伙計(jì)”被認(rèn)為是太懶散的專業(yè)電子郵件。

但是，使用性別語(yǔ)言來(lái)解決混合性別群體帶來(lái)了其他問(wèn)題。 首先，這是不準(zhǔn)確的。 其次，它可能引起冒犯。

紐約大學(xué)(NYU)和哥倫比亞大學(xué)(ColumbiaUniversity)的兼職講師黛安？魯比諾(Diane Rubino)為Wiley寫(xiě)道：“如果不能用男性流行語(yǔ)來(lái)承認(rèn)女性，就會(huì)讓人聯(lián)想到存在的方方面面。

這一個(gè)也是性別歧視，Pachter說(shuō)。

不要把自己叫做威廉“威爾”或詹妮弗“珍”。除非這個(gè)人用昵稱介紹自己，或者在自己的電子郵件簽名中使用昵稱，否則堅(jiān)持他們的全名。

這種問(wèn)候不僅聽(tīng)起來(lái)很突兀，而且缺乏必要的定制來(lái)吸引讀者的注意力。

丹尼·魯賓在“等等，我該怎么寫(xiě)這封郵件？”中寫(xiě)道：“把這個(gè)人的名字包括在一封電子郵件中是引起他們注意的關(guān)鍵方式。

他寫(xiě)道：“傳奇作家、領(lǐng)導(dǎo)力演說(shuō)家戴爾·卡內(nèi)基認(rèn)為，一個(gè)人的名字是“任何語(yǔ)言中最甜美、最重要的聲音”。 “電子郵件也是如此。

這個(gè)聽(tīng)起來(lái)也很突然。

再次，如果你寫(xiě)信給一個(gè)小組，使用“大家好”。

你不想過(guò)于熱情。 這不是專業(yè)的，設(shè)置了錯(cuò)誤的語(yǔ)氣。 另外，它可能會(huì)在接受者的皮膚下面。

帕切特寫(xiě)道：“如果你這樣做，你會(huì)顯得更友好。”

杰奎琳·史密斯為這篇文章的早期版本做出了貢獻(xiàn)。