如何舉辦專業(yè)視頻會(huì)議

大流行讓企業(yè)上下顛倒，迫使企業(yè)將員工從辦公室轉(zhuǎn)移到遠(yuǎn)程工作。這一改變比人們預(yù)期的更成功，許多組織意識(shí)到他們的員工在家工作是多么容易。

雖然勞動(dòng)力已經(jīng)向遠(yuǎn)程工作轉(zhuǎn)移，但大流行病無(wú)疑加速了這一進(jìn)程。在危機(jī)之前,超過(guò)一半的美國(guó)組織(63%)有四分之一的員工工作在偏遠(yuǎn)或家庭環(huán)境,但是四分之三的組織報(bào)道,超過(guò)75%的員工在家工作,根據(jù)脈沖安全2020遠(yuǎn)程在家工作網(wǎng)絡(luò)安全報(bào)告

報(bào)告還發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)美國(guó)機(jī)構(gòu)(84%)表示，他們預(yù)計(jì)在傳播后，遠(yuǎn)程工作將得到更長(zhǎng)期的采用。遠(yuǎn)程工作的成功可以歸功于技術(shù)，特別是視頻會(huì)議平臺(tái)。

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受疫情影響，流行的視頻會(huì)議平臺(tái)出現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)。由于無(wú)法進(jìn)行實(shí)體互動(dòng)，人們轉(zhuǎn)而使用筆記本電腦和智能手機(jī)與朋友聯(lián)系、慶祝家庭聚會(huì)、舉辦商務(wù)會(huì)議，并享受虛擬的快樂(lè)時(shí)光。

Gartner高級(jí)研究總監(jiān)邁克•法西亞尼(Mike Fasciani)表示:“在線會(huì)議市場(chǎng)的所有供應(yīng)商都報(bào)告，月活躍用戶數(shù)量大幅增加，是去年3月1日至6月1日期間的數(shù)倍。”

Fasciani補(bǔ)充說(shuō):“除了每月活躍用戶的增加外，他們還報(bào)告說(shuō)，越來(lái)越多的與會(huì)者開著攝像機(jī)參加這些在線會(huì)議。”“考慮到人們希望朋友、同事和家人在疫情期間更好地聯(lián)系在一起，這是有道理的。”

思科的Webex有5億多名與會(huì)者，僅4月就有250億份會(huì)議紀(jì)要，是正常會(huì)議記錄的三倍多。根據(jù)Aternity遠(yuǎn)程工作效率跟蹤報(bào)告，在2020年2月到4月間，其他流行的協(xié)作工具也出現(xiàn)了爆炸性增長(zhǎng)，包括Zoom(552%)、GoToMeeting(442%)、Slack(215%)和Skype for Business(166%)。

“在我與客戶的交談中，幾乎所有人都希望繼續(xù)使用他們?cè)诖罅餍衅陂g啟動(dòng)的視頻會(huì)議服務(wù)，”法斯恰尼說(shuō)。“他們看到了擴(kuò)大接觸范圍的好處，同事間更好的互動(dòng)，以及通過(guò)減少差旅費(fèi)用可能節(jié)省的成本，甚至可能有機(jī)會(huì)減少他們?cè)谵k公設(shè)施中的物理足跡。”

然而，在這些平臺(tái)上開會(huì)的感覺(jué)肯定和親自開會(huì)的感覺(jué)不同，而且對(duì)于那些不經(jīng)常與之共事的專業(yè)人士來(lái)說(shuō)，這是一個(gè)挑戰(zhàn)。很容易就會(huì)犯錯(cuò)誤，比如忘記打開靜音，忘記關(guān)閉靜音，沒(méi)有測(cè)試你的設(shè)備，穿著睡衣，或者在背景中分心。

如何正確地行為和操縱在線會(huì)議的指導(dǎo)方針對(duì)員工來(lái)說(shuō)是非常有用的，但許多組織并不認(rèn)為應(yīng)該提供這些指導(dǎo)方針。TechRepublic Premium的電話會(huì)議政策以及視頻和在線會(huì)議政策可以幫助組織找到一個(gè)開始的方法。

電話會(huì)議政策概述了公司對(duì)虛擬會(huì)議的總體期望。該指南建立了公司將使用的應(yīng)用程序/工具集，以及對(duì)員工的安全標(biāo)準(zhǔn)、行為和禮儀要求。

視頻和在線會(huì)議策略則更深入一些，針對(duì)組織決定使用的視頻會(huì)議平臺(tái)提供了更詳細(xì)的說(shuō)明。它還進(jìn)一步討論了安全標(biāo)準(zhǔn)，并特別概述了什么是適合在線工作收集的。

無(wú)論公司是在尋找更一般的還是更詳細(xì)的指導(dǎo)，制定適當(dāng)?shù)恼邔?duì)于成功、順利地執(zhí)行遠(yuǎn)程會(huì)議都是一個(gè)好主意。