如何舉辦專業(yè)視頻會議

大流行讓企業(yè)上下顛倒，迫使企業(yè)將員工從辦公室轉移到遠程工作。這一改變比人們預期的更成功，許多組織意識到他們的員工在家工作是多么容易。

雖然勞動力已經向遠程工作轉移，但大流行病無疑加速了這一進程。在危機之前,超過一半的美國組織(63%)有四分之一的員工工作在偏遠或家庭環(huán)境,但是四分之三的組織報道,超過75%的員工在家工作,根據脈沖安全2020遠程在家工作網絡安全報告

報告還發(fā)現，大多數美國機構(84%)表示，他們預計在傳播后，遠程工作將得到更長期的采用。遠程工作的成功可以歸功于技術，特別是視頻會議平臺。

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受疫情影響，流行的視頻會議平臺出現爆炸式增長。由于無法進行實體互動，人們轉而使用筆記本電腦和智能手機與朋友聯系、慶祝家庭聚會、舉辦商務會議，并享受虛擬的快樂時光。

Gartner高級研究總監(jiān)邁克•法西亞尼(Mike Fasciani)表示:“在線會議市場的所有供應商都報告，月活躍用戶數量大幅增加，是去年3月1日至6月1日期間的數倍。”

Fasciani補充說:“除了每月活躍用戶的增加外，他們還報告說，越來越多的與會者開著攝像機參加這些在線會議。”“考慮到人們希望朋友、同事和家人在疫情期間更好地聯系在一起，這是有道理的。”

思科的Webex有5億多名與會者，僅4月就有250億份會議紀要，是正常會議記錄的三倍多。根據Aternity遠程工作效率跟蹤報告，在2020年2月到4月間，其他流行的協(xié)作工具也出現了爆炸性增長，包括Zoom(552%)、GoToMeeting(442%)、Slack(215%)和Skype for Business(166%)。

“在我與客戶的交談中，幾乎所有人都希望繼續(xù)使用他們在大流行期間啟動的視頻會議服務，”法斯恰尼說。“他們看到了擴大接觸范圍的好處，同事間更好的互動，以及通過減少差旅費用可能節(jié)省的成本，甚至可能有機會減少他們在辦公設施中的物理足跡。”

然而，在這些平臺上開會的感覺肯定和親自開會的感覺不同，而且對于那些不經常與之共事的專業(yè)人士來說，這是一個挑戰(zhàn)。很容易就會犯錯誤，比如忘記打開靜音，忘記關閉靜音，沒有測試你的設備，穿著睡衣，或者在背景中分心。

如何正確地行為和操縱在線會議的指導方針對員工來說是非常有用的，但許多組織并不認為應該提供這些指導方針。TechRepublic Premium的電話會議政策以及視頻和在線會議政策可以幫助組織找到一個開始的方法。

電話會議政策概述了公司對虛擬會議的總體期望。該指南建立了公司將使用的應用程序/工具集，以及對員工的安全標準、行為和禮儀要求。

視頻和在線會議策略則更深入一些，針對組織決定使用的視頻會議平臺提供了更詳細的說明。它還進一步討論了安全標準，并特別概述了什么是適合在線工作收集的。

無論公司是在尋找更一般的還是更詳細的指導，制定適當的政策對于成功、順利地執(zhí)行遠程會議都是一個好主意。