看不見的同事與全球團隊溝通

隨著虛擬團隊的興起，書面溝通在工作中變得更加重要。當您與來自其他國家和其他文化的隊友一起工作時，您很聰明地在寫作時采取一些預(yù)防措施，以幫助促進您看不見的同事之間的理解和順暢的協(xié)作。隨著虛擬團隊的興起，書面溝通在工作中變得更加重要。即使電話或視頻會議頻繁發(fā)生，缺乏面對面的接觸也意味著很多團隊溝通都是書面形式。當團隊變得全球化時，挑戰(zhàn)就會升級。2016年虛擬團隊報告顯示，48%的成員來自不同國家，比2012年的33%，給書面溝通帶來了更大的負擔。全球團隊的發(fā)展也使得書面溝通更加微妙和困難。除了基本語言能力的問題之外，團隊還必須適應(yīng)不同的文化期望，而這些期望往往是未經(jīng)討論的。被忽視的暗示可能導(dǎo)致誤解，不良情緒，錯過最后期限以及通常表現(xiàn)不佳。

當您與來自其他國家和其他文化的隊友一起工作時，您很聰明地在寫作時采取一些預(yù)防措施，以幫助促進您看不見的同事之間的理解和順暢的協(xié)作。

對你的語氣要敏感。

寫作的語氣反映了你對你的主題和讀者的態(tài)度，它是由詞語選擇和句子結(jié)構(gòu)等形成的。大部分時間我們都是如此匆忙，我們不再考慮我們的語氣，但美國寫作有時會讓來自其他文化的讀者感到震驚。對我們來說似乎有點商業(yè)化的東西對世界其他地方的許多人來說都顯得非常粗魯?；c時間說“請”和“謝謝”(寫給其他美國人的好建議)并確保你的語氣禮貌?？偟膩碚f，錯誤的是禮貌;最好是更正式而不是冒險傷害別人的感情。

不要對同事的語氣得出結(jié)論。

出于同樣的原因，你同事的語氣對你來說可能聽起來很奇怪。對于英語本土作家而言，語氣很難掌握;對于將英語作為第二語言的人來說，這更具挑戰(zhàn)性。如果同事寫作的語氣聽起來太個人化，不專業(yè)或其他特殊，請考慮它可能是不同文化規(guī)范的結(jié)果，甚至只是對英語的不同用法。你可以通過互相假設(shè)來幫助預(yù)防由語氣引起的問題，并采取措施澄清你認為可能成為基調(diào)的任何問題。計劃在溝通方程的兩邊進行調(diào)整，團隊將更加順利地合作。

盡量減少使用俚語和流行語。

商業(yè)作家喜歡流行語，我們中的一些人有過錯。但是當你與一個全球團隊合作時，你最好使用簡單的英語，至少在你知道你的海外同事對美國商業(yè)術(shù)語的熟悉程度之前。而不是寫作，“讓我們不要把海洋煮沸”，試著說，“讓我們不要做比我們需要做更多的工作。”而不是建議團隊以“低懸的果實”開始，而不是建議他們從“問題開始”很容易解決。“而不是組建一個”虎隊“，如何只是匯集一些專家?如果你習慣性地(并且我們大多數(shù)人都這樣做)，很難用俚語和流行語捕捉自己，但是你的海外同事會感謝你以一種易于理解的方式說出你的意思，你寫作的整體質(zhì)量會提高進行中。

在寫作時要小心幽默。

幾年前我和一位中國客戶一起學(xué)習，幽默在很大程度上取決于文化。我的客戶會告訴我一個故事和笑聲;我會和他一起笑，但要禮貌但不知道這個笑話應(yīng)該是什么。你覺得有趣的事情對你的海外同事來說可能有點奇怪甚至是粗魯，反之亦然。坐在我的客戶旁邊，我可以很容易地發(fā)現(xiàn)他正在講一個笑話。以書面形式發(fā)送或解釋這些線索并不是那么容易，而你的幽默嘗試可能會讓你的讀者感到困惑或者想知道你有什么問題。

輕描淡寫地說“不”，并讓其他人說“不”。

在某些文化中，人們對拒絕請求非常不舒服，否則說“不”。在直接拒絕可能導(dǎo)致人們丟臉的情況下，壞消息通常是間接交付的?？死赘?middot;斯托蒂，跨文化商務(wù)溝通專家，講述了與一群印第安人合作的故事。當他向他們詢問他們對“不”這個詞的感受時，他們回答說，使用它作為對請求的回應(yīng)是“過于苛刻”。當被問到他們會說什么時，他們回答說，“我們通常說'是'。”一旦你理解了背景和內(nèi)在邏輯，這似乎就不那么荒謬了。正如Storti所解釋的那樣，“你必須聽聽印度人說”是“后所說的話，因為(不是'是')是他們的回答。這就是你會被模棱兩可或猶豫的地方。“后續(xù)陳述如”可能“或”我們可以嘗試“或”可能有可能“表示否定答案。許多東亞同事也有各種表達不同意見的方式，而不是說“不”。他們可能提出一系列問題。他們可能會指出被問題的難度。他們可能會建議推遲或向其他人詢問此問題。他們可能只是保持沉默。

無論你的海外同事在哪里，如果他們似乎在模糊地溝通或者沒有直接回答問題，他們可能會試圖說“不”，而不是直接說出來。不要強迫他們直接感到不舒服，而是試著改寫你的問題或總結(jié)你認為你的同事意味著什么。提出替代方案，看看他們是如何收到的。隨著越來越多的海外同事與美國團隊合作，他們將更加適應(yīng)美國常態(tài)的直接溝通方式。但在全球化的世界中，我們所有人都有義務(wù)中途相遇。

對名字要格外小心。

不言而喻，但您應(yīng)該熟悉團隊中每個人的名字以及客戶或客戶方面的任何人，并且您應(yīng)該確保知道如何拼寫和發(fā)音這些名稱。外國名字是外國的。無論你是坐在印第安納波利斯第一次和Cuifen和Guiren一起工作，還是你坐在上海與Britni和Mallory一起工作，外國名字看起來很有趣，直到你習慣了。

曾幾何時，我在一個團隊中，一位美國同事給我們的印度同事Roshan發(fā)了一封電子郵件，意思是通過電子郵件發(fā)送給我們的同事Abhishek。Roshan是團隊成員，但他沒有參與該項目的那部分人員。我相信這位心地善良的美國同事知道誰是誰，但這些名字對她來說仍然聽起來很陌生，以至于他們沒有正確地依附于她的大腦。結(jié)果，消息“隨機的印度人”通過大聲和清晰，并且錯誤使每個人都畏縮。

在名稱方面，口頭交流應(yīng)該像寫作一樣注重細節(jié)。每當您與全球團隊通話時，最好在您的日程安排計劃中保持會議邀請，并且名稱可見，直到您完全熟悉所有同事為止。

如果您對同事姓名的發(fā)音不確定，請主動提問。如果你錯誤地說出自己的名字，人們常常會糾正你。有一次我和一位荷蘭同事一起工作幾周之前，我們發(fā)現(xiàn)我們都在詆毀他的名字。你的同事寧愿讓你問幾次，也不會在每次說話的時候?qū)δ愕拿诌M行大肆宣傳。

過度溝通。

與全球團隊成功溝通的關(guān)鍵是過度溝通，并以其他人感到舒適參與的方式這樣做。如果有人寫或說了一些你不理解的東西，不要猜測：花點時間澄清一下。在電話會議結(jié)束后發(fā)送會議摘要是一個很好的做法，這樣每個人都可以看到已達成的協(xié)議;如果需要糾正說明中的任何內(nèi)容，請務(wù)必詢問同事。為問題或分歧提供一個安全的論壇將鼓勵海外同事更自由地溝通。這通常意味著可以進行一對一的溝通，這樣你和你的同事都不會有失去面子的風險。Marco Hellemans，一名跨境通訊顧問和專家回憶起一位印度尼西亞教授的經(jīng)歷，他在雅加達大學(xué)教了30年沒有向班上的學(xué)生提出問題：“學(xué)生們太害怕了問一個愚蠢的問題，在同事面前欺騙自己。但他們也不想冒險讓教授失去面子，如果他在問題上遇到困難的話。“在虛擬辦公室也是如此。與團隊成員單獨簽到也可以幫助建立信任，特別是在項目開始時。

這些指南似乎需要記住很多，但如果你實施它們并定期練習它們就會成為第二天性。更重要的是，如果您能夠使您的全球團隊順利運作，您可能會獲得更好的業(yè)務(wù)成果：越來越多的研究證實，不同的團隊優(yōu)于同類團隊，虛擬團隊的驚人優(yōu)勢已得到充分記錄。鑒于文化多樣化團隊的潛在好處，更不用說與世界其他地區(qū)的人們進行合作的個人豐富，所以努力平穩(wěn)與未見過的同事進行溝通是非常值得的。