數(shù)字電子表格為更多信息打開了大門

賓夕法尼亞州沃倫的瓊斯雪佛蘭(Jones Chevrolet-Buick-GMC)。在瓊斯家族的手中已經(jīng)有100年了。雖然零售商一代一代地發(fā)展，但商業(yè)模式的某些方面需要更長的時(shí)間來適應(yīng)21世紀(jì)的技術(shù)悟性。

第四代家族成員布萊斯頓?瓊斯(Brysten Jones)在2018年改變了這項(xiàng)業(yè)務(wù)的一個(gè)過時(shí)部分，將他所稱的“老派分析技術(shù)”(即手寫計(jì)算)轉(zhuǎn)化為復(fù)雜的數(shù)字電子表格和財(cái)務(wù)報(bào)告機(jī)制。

通過建立一系列復(fù)雜的數(shù)字電子表格和財(cái)務(wù)報(bào)告機(jī)制，瓊斯雪佛蘭-別克- gmc是?能夠增加對關(guān)鍵信息的訪問，減少不必要的成本。

“我們當(dāng)時(shí)的問題是——其實(shí)我們并不知道這是個(gè)問題——只是缺乏詳細(xì)的信息，導(dǎo)致了各種各樣的效率低下，”瓊斯說。

他補(bǔ)充道:“因?yàn)樗袞|西都是紙質(zhì)的，所以很難把東西組織起來，如果你試圖進(jìn)行任何詳細(xì)的計(jì)算，可能會(huì)變得單調(diào)乏味，而且實(shí)際上只會(huì)導(dǎo)致分析更少?！?/p>

盡管經(jīng)銷商的規(guī)模較小——平均每月銷售40至45輛車，2019年銷售278輛新車和205輛二手車——但瓊斯希望收集的指標(biāo)和業(yè)績數(shù)據(jù)不只是總費(fèi)用和凈利潤。

在國家汽車經(jīng)銷商協(xié)會(huì)學(xué)院項(xiàng)目的教育下，瓊斯通過谷歌驅(qū)動(dòng)創(chuàng)建了一系列電子表格，主要使用的是谷歌Sheets工具。他說，最初的靈感來自這個(gè)項(xiàng)目的第一周，它側(cè)重于財(cái)務(wù)管理，并使用運(yùn)營報(bào)告來衡量部門的運(yùn)營效率。

“我們花了很多時(shí)間手工計(jì)算不同的(關(guān)鍵績效指標(biāo))，這很有見地，但我知道，我不可能每個(gè)月都坐下來推敲出這些指標(biāo)，”瓊斯說，他去年剛從這個(gè)為期六周的項(xiàng)目畢業(yè)。

相反，他下載了2009年12月以來的每個(gè)月運(yùn)營報(bào)告，將它們轉(zhuǎn)換成谷歌表格，然后——用一些“中等水平的編碼”——提取數(shù)據(jù)，并設(shè)計(jì)出一種方法，讓數(shù)據(jù)自動(dòng)上傳到預(yù)編程的公式中。

然后，相關(guān)信息——從總吸收率和固定吸收率到手頭現(xiàn)金天數(shù)——同時(shí)分發(fā)給每個(gè)部門經(jīng)理。

“在過去，我們從未測量過任何東西，”瓊斯說?！斑@里可能有80多個(gè)計(jì)算和數(shù)字?！?/p>

電子表格還允許Jones以各種方式操作數(shù)據(jù)，包括按月、按年并排比較以及按平均值列。瓊斯還節(jié)省了時(shí)間，不必手動(dòng)輸入數(shù)據(jù)。

他說:“這讓我們有能力花時(shí)間解決問題，而不是試圖找出問題所在?！?/p>

瓊斯和他的員工不用去挖掘數(shù)據(jù)，不需要在數(shù)字間來回轉(zhuǎn)換，不需要手工輸入信息，從而節(jié)省了大量的時(shí)間，這是電子表格系統(tǒng)的一個(gè)主要優(yōu)點(diǎn)。

但除了改善信息獲取，電子表格還有助于控制不必要的開支。

這家經(jīng)銷商最近取消了對vAuto的訂閱，轉(zhuǎn)而選擇了一家更便宜的公司，因?yàn)榄偹贡硎荆軌騽?chuàng)建自己的電子表格，模擬經(jīng)銷商管理系統(tǒng)提供的信息。瓊斯說，這個(gè)轉(zhuǎn)變每月為這家商店節(jié)省了1500美元。

他說:“我不得不為每一輛二手車額外增加三到四分鐘的數(shù)據(jù)輸入，但就我們省下的錢而言，這絕對是值得的?！?/p>

在執(zhí)行電子表格之前，經(jīng)銷商采取宏觀的方法來分析其部門，并提出一些宏觀的問題，例如，“我們?nèi)绾尾拍茉黾永麧櫜p少開支?”

現(xiàn)在，通過使用電子表格和允許員工更多地訪問信息，經(jīng)銷商可以專注于關(guān)鍵數(shù)據(jù)并進(jìn)行更有成效的對話。

“還有很多細(xì)節(jié)。令人驚訝的是，當(dāng)你開始問人們更具體的問題時(shí)，你會(huì)得到更好的答案，”瓊斯說?！按鸢冈胶?，結(jié)果越好?！?/p>