削減IT預(yù)算的8種方法

隨著大流行的早期應(yīng)對(duì)工作已經(jīng)結(jié)束，首席信息官們正進(jìn)入下一個(gè)階段:應(yīng)對(duì)病毒造成的巨大經(jīng)濟(jì)損失。具體來(lái)說(shuō)，他們正在考慮如何在經(jīng)濟(jì)嚴(yán)重衰退的情況下削減預(yù)算。

Forrester副總裁兼首席分析師安德魯巴特爾斯(Andrew Bartels)說(shuō)，2018年至2019年，科技行業(yè)的預(yù)算每年增長(zhǎng)4%至6%?，F(xiàn)在，他預(yù)計(jì)它們將在上述水平上收縮8%至10%?？偟膩?lái)說(shuō)，2020年的IT支出將減少12%至14%。

為了削減預(yù)算并度過(guò)這一年，Bartels建議cio們關(guān)注以下方面:項(xiàng)目、應(yīng)用程序合理化、合同、硬件和員工數(shù)量。

“項(xiàng)目支出在IT預(yù)算的20%到30%之間……所以首先要關(guān)注的是新的項(xiàng)目支出，”他說(shuō)?！叭绻衲赀€沒(méi)有立竿見(jiàn)影的效果，我們應(yīng)該現(xiàn)在就把錢存起來(lái)?！?/p>

羅伯·扎恩(Rob Zahn)的計(jì)劃也排在他的前列。作為AAA俄亥俄州汽車俱樂(lè)部的首席信息官，Zahn專注于尋找大的，長(zhǎng)期的項(xiàng)目來(lái)推遲，同時(shí)加速那些有助于簡(jiǎn)化工作流程的項(xiàng)目。

他說(shuō):“我們正在努力利用和擴(kuò)展我們正在使用的技術(shù)?！薄拔覀冋谶M(jìn)行更多的內(nèi)部流程自動(dòng)化。在過(guò)去，那些自動(dòng)化項(xiàng)目可能會(huì)被排在后面，因?yàn)槟阌幸粋€(gè)大項(xiàng)目要做。”

參見(jiàn):IT專業(yè)人士機(jī)器人過(guò)程自動(dòng)化指南(免費(fèi)PDF)(TechRepublic)

一個(gè)很好的例子是AAA在俄亥俄州的九個(gè)車庫(kù)的自動(dòng)發(fā)票。加工數(shù)以千計(jì)的零件發(fā)票和其他小錢項(xiàng)目加起來(lái)是大量的體力勞動(dòng)。在形勢(shì)好的時(shí)候，這種類型的項(xiàng)目幾乎不會(huì)引起關(guān)注。如今，這是首要任務(wù)。他說(shuō):“在某些情況下，它確實(shí)有用，比如我們的車庫(kù)。有很多工作要做?！?/p>

Zahn也在認(rèn)真研究硬件合同和供應(yīng)商許可協(xié)議。到目前為止，他已經(jīng)能夠讓一些供應(yīng)商將付款期限從30天延長(zhǎng)到90天。這不是一個(gè)巨大的變化，但它有助于現(xiàn)金流，這是所有這些努力的目標(biāo)，根據(jù)Gartner的報(bào)告:CIO戰(zhàn)略，以改善現(xiàn)金流在低迷時(shí)期。

看《禁閉后的生活:你的辦公室工作將不再是原來(lái)的樣子》——以下是你將會(huì)看到的。

報(bào)告稱:“為了圍繞現(xiàn)金流決策確定正確的行動(dòng)方針，首席信息官應(yīng)該盡可能快速準(zhǔn)確地回答兩個(gè)問(wèn)題:

檢查哪些服務(wù)和功能將保留，哪些不再需要，哪些是新的。”

詹其雄要求他的軟件供應(yīng)商減少他們支付的許可證數(shù)量。他說(shuō)，其中一些業(yè)務(wù)“比其他業(yè)務(wù)做得更好”，因?yàn)楣?yīng)商目前正受到所有客戶的擠壓。在組織無(wú)法收回資金的情況下，它可以為未來(lái)合同的未使用許可證獲得積分。

Windward咨詢集團(tuán)的創(chuàng)始人Sean McDermott說(shuō):“應(yīng)用程序合理化工作通過(guò)評(píng)估整個(gè)IT工具組合和確定組織使用中的重疊和不必要的工具?！薄拔覀兛吹?，如果直面工具擴(kuò)張問(wèn)題，我們的大型企業(yè)可以節(jié)省100萬(wàn)至300萬(wàn)美元。這是實(shí)實(shí)在在的資金，可以重新調(diào)配，以留住有技能的員工，并推動(dòng)亟需的數(shù)字轉(zhuǎn)型舉措?！?/p>

捆綁軟件是Zahn研究的另一個(gè)領(lǐng)域，即組織是否真的需要捆綁產(chǎn)品中的所有功能。這里的目標(biāo)是用更便宜的點(diǎn)解決方案取代這些包。

“在你的軟件維護(hù)預(yù)算中，如果你有200個(gè)軟件產(chǎn)品在使用，可能有一些冗余，”Bartels說(shuō)。

另一個(gè)省錢的地方是硬件。據(jù)Bartels說(shuō)，硬件購(gòu)買通常占IT預(yù)算的10%到20%。但是削減項(xiàng)目和硬件只會(huì)使整體開(kāi)支減少10%，而預(yù)算增加了4%左右。

這使得約60%的預(yù)算仍未受到影響。剩下的預(yù)算中大約有30%用于支持員工數(shù)量，另外30%用于供應(yīng)商合同。他說(shuō):“這部分你可以說(shuō)你有一些脂肪?！薄叭绻闶诸^實(shí)在很緊，你就去找供應(yīng)商說(shuō)，‘我們必須重新談判這些合同。我們買不起?！?/p>

巴特爾斯建議，不要從IT合同開(kāi)始，而是從CMO等其他高管協(xié)商的技術(shù)合同開(kāi)始。這類交易通常有更多豐厚的利潤(rùn)可供它追逐。

他說(shuō):“CMOs因?yàn)檫@樣做而臭名昭著?！薄罢嬲摲f而出的一件事是，許多公司匆忙進(jìn)入云計(jì)算領(lǐng)域，但在這樣做的同時(shí)，他們并沒(méi)有真正理解自己簽署的合同。”

在IT行業(yè)很難找到有用的信息，裁員應(yīng)該被視為最后的手段。相反，巴特爾斯看到一些公司將IT人員轉(zhuǎn)變?yōu)樾碌慕巧?，比如幫助新的分布式員工指導(dǎo)在家辦公的設(shè)置，或者加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全團(tuán)隊(duì)以應(yīng)對(duì)針對(duì)這些員工的網(wǎng)絡(luò)犯罪的沖擊。

“就像很多公司一樣，我們被要求檢查一下我們的員工數(shù)量，”Zahn說(shuō)，他確實(shí)解雇了兩名IT員工，因?yàn)閹椭_(tái)電話減少了?！靶枰芏嗳俗屆總€(gè)人都在家工作。5月12日，我們開(kāi)設(shè)了門店……現(xiàn)在我們需要IT人員幫助人們回到大樓，做好準(zhǔn)備?！?/p>

關(guān)注電信費(fèi)用管理的康涅狄格州IT咨詢公司Kelser Corporation的CTO Jonathan Stone建議，回顧一下重復(fù)使用的服務(wù)合同，比如手機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和其他類型的連接，比如MPLS電路和不再使用的舊電話線。

他還建議:

為了保持盡可能順利運(yùn)行的業(yè)務(wù)面對(duì)的可能是嚴(yán)厲的預(yù)算削減在接下來(lái)的幾個(gè)月,馬提亞Reinwarth,分析公司首席顧問(wèn)和高級(jí)分析師KuppingerCole,建議公司關(guān)注兩個(gè)領(lǐng)域:一個(gè)全面的整個(gè)投資組合分析工具、服務(wù)和系統(tǒng)景觀以及計(jì)劃投資決定如果他們?nèi)匀槐匾蛐枰?以及云服務(wù)的采用，使分布式團(tuán)隊(duì)能夠高效地工作。

他說(shuō):“如果這些步驟執(zhí)行得當(dāng)，就有很大的節(jié)約潛力?！薄笆褂矛F(xiàn)有的服務(wù)解決方案可以幫助減輕內(nèi)部員工的操作和維修任務(wù)。”因此，有價(jià)值的內(nèi)部專業(yè)知識(shí)可以重新確定優(yōu)先級(jí)，并且可以通過(guò)這些內(nèi)部資源實(shí)現(xiàn)更多的目標(biāo)?！?/p>